Herken je dit: je begint vol goede moed en nieuwe energie aan je werkdag. Je hebt je agenda goed ingedeeld, wellicht zelfs een to-do lijst gemaakt. Je opent je inbox en BAM! Een heleboel nieuwe e-mails. Als je (net als veel mensen) je inbox de hele dag open laat staan, komt er een stuk minder uit je handen. Elke keer is er die afleiding van de mails die binnenkomen en de drang om er direct iets mee te doen. Beter omgaan met e-mail, best een uitdaging!

Hoeveel mails krijg jij op een normale werkdag binnen? En wat zegt die hoeveelheid mail eigenlijk? Dat je heel belangrijk bent? Dat je overal maar gewoon in de CC gezet wordt? Of dat het hoog tijd is om je eens af te melden voor al die zinloze nieuwsbrieven en chat notificaties? Als je het mij vraagt, is 80% van de mails die je ontvangt waarschijnlijk zinloos. Hoog tijd om die irritante afleider en energieslurpende activiteit aan te pakken. Maar waarom vinden we het zo lastig om onze mailbox dicht te laten? En hoe kun je beter omgaan met e-mail?

Oppervlakkig werk voelt goed

‘Het voelt goed om oppervlakkig werk te doen’, aldus Casper van der Laan in zijn boek Diepwerk. ‘Maar eigenlijk bereik je vrij weinig’. Hij opteert voor minder afleiding op je werk en meer focus op datgene dat gedaan moet worden, in plaats van de focus te leggen op de oppervlakkige taken en die afstrepen op onze to do’s. Geconcentreerd werken, we kunnen het steeds slechter. En e-mail helpt daar niet bij.

Een andere reden waarom het lastig is om die rode bolletje te negeren: techbedrijven verdienen geld als jij hun producten bezoekt/gebruikt. Allemaal strijden ze om jouw aandacht. Het ligt dus niet aan jou dat het zo makkelijk gaat om je te verliezen in een mailbox of social media apps. (Dat rode bolletje moet weg!) We kunnen onbewust verstrikt in zogenaamde infinity pools, waarin je eindeloos kunt blijven scrollen en die eindeloos doorgaan. En voor je het weet is er een half uur voorbij en vraag je jezelf af wat je nu eigenlijk hebt zitten doen. Achter de schermen werken enorme teams aan deze apps en doe ze er alles aan om ze ‘beter te maken’. Nou ja beter voor wie is natuurlijk de vraag…

E-mail: irritante afleider

We laten onze werkdag bepalen door onze mailbox en wat levert het ons op? Vaak helemaal niets! Ja een hoop stress en het gevoel van: wat heb ik nu eigenlijk gedaan vandaag? Elke e-mail die je binnen ziet komen leidt af van het werk dat je aan het doen bent. En hoeveel berichten zijn echt zo belangrijk dat ze direct een antwoord nodig hebben? Wat mij betreft bar weinig, want als het echt zo belangrijk is dan belt iemand wel even of loopt bij je langs. Elke keer dat jij een melding van een mail ziet komen, word je aandacht afgeleid. Een mail lezen? Dit gaat ten kosten van je denkkracht. ‘Telkens je mailbox checken, afgeleid worden en schakelen is niet bevorderlijk voor de concentratie. Er is zelfs een term voor: het zorgt voor technostress.’ Aldus Jelle Pellemans in een essay in de NRC.

Mailen: een inefficiënte bezigheid

Mailen blijkt een inefficiënte en aandacht slurpende bezigheid, die je van je werkelijke taken afhoudt. Als jij zelf iemand mailt, hoe snel verwacht je dan een e-mail terug? Binnen een uur? Twee uur? Een dag? Vaak worden mensen die snel op een e-mail antwoorden gezien als efficiënt of mensen die druk zijn. Maar is dat wel zo? 

De grap is dat mensen die lang en hard werken een goede reputatie hebben. Organisatiepsycholoog aan de Vrije Universiteit in Amsterdam Kilian Wawoe stelt dat: ‘Werknemers die meer uren draaien, meer gewaardeerd worden door hun baas en meer kans hebben op promotie’. Als je een carrièretijger bent is dit vaak ook de enige reden om veel te werken. En dat is eigenlijk best triest. Want meer uren werken zegt niets over de kwaliteit van je werk. Druk-zijn heeft ten onrechte een hoge status verworven. Sommige van ons zijn dan ook heel goed geworden in het druk-zijn-met-druk-zijn. Want als je maar doet alsof je druk bent, dan ‘ben je goed bezig’. Terwijl je misschien juist heel inefficiënt werkt.

Kleine stappen naar meer focus

Ik heb een aantal simpele oefeningen op een rij gezet die je kunnen helpen om uit de wurgreep van je mailbox te komen en beter om te gaan met e-mail. Het belangrijkste? Begin klein. Bijvoorbeeld door jezelf de vraag te stellen: ‘Wat is de kleinste stap die ik kan zetten om hier vandaag mee aan de slag te gaan?’ Een kleine stap kan al zijn dat je als je opmerkt dat je direct een mail wilt gaan beantwoorden, je hier bewust 10 minuten mee wacht. Ga een kopje thee of koffie halen en antwoord dan pas op het bericht. Dit kan helpen om je bewust te worden van je eigen omgaan met e-mail. Hieronder vind je nog een aantal tips die kunnen helpen om uit de wurggreep van je inbox te komen.

1: Check je mail op vaste tijden

Dit is een eerste kleine stap voor beter omgaan met e-mail. Je mail checken op vaste tijden. Het mooiste is, als je e-mail meldingen afzet en op vaste tijden en minder vaak je e-mail beantwoord, je er een heleboel tijd voor terug krijgt! Je zult merken dat je meer gedaan krijgt in minder tijd. En op de lange termijn zullen mensen leren dat als ze echt iets belangrijks met je willen bespreken dat ze je dan opbellen of een afspraak met je inplannen. Wanneer iemand jou een mailtje stuurt, dan verwacht die persoon niet direct antwoord. En als dat wel zo is, dan gaat er iets mis aan de kant van de verzender.

2: Hoeveel mail ik zelf eigenlijk?

Stel jezelf de vraag ‘Hoeveel mails verstuur ik zelf eigenlijk’? Want hoe meer mails je zelf stuurt, hoe meer je er terug krijgt. Stuur niet gedachteloos altijd mailtjes, maar gebruik email bewust. Als je je bewust wordt van de hoeveelheid mails die je zelf stuurt, kun je jezelf vaker de vraag stellen: is e-mail de handigste en snelste weg? Of kan ik net zo goed bellen of bij iemand langslopen? Door bewuster e-mail om te gaan en zelf ook minder mails te versturen kun je het aantal e-mails in je inbox beperken.

3. Zet e-mail notificaties uit

E-mail is, net als veel andere apps, ook ontworpen om ervoor te zorgen dat wij er zo lang en zoveel mogelijk tijd aan besteden. Niet voor niets zijn alle notificaties, schreeuwende rode bolletjes. Onze hersenen kunnen ze een soort van niet handelen: die rode bolletjes moeten weg!! Zet komende tijd de notificaties van e-mailmeldingen op je telefoon uit. Al klaar voor een stapje extra? Log de e-mail app op je telefoon uit of verwijderen deze (tijdelijk) van je telefoon. Het mooiste is, als je e-mail meldingen afzet en op vaste tijden en minder vaak je e-mail beantwoord krijg je er een heleboel tijd voor terug! Je zult merken dat je meer gedaan krijgt in minder tijd.

Beter omgaan met e-mail

Met een kleine aanpassing of een nieuwe gewoonte kun je een groot verschil maken en beter omgaan met e-mail. Minder vaak je e-mail checken en de e-mailmeldingen uitzetten is een simpele, kleine stap om te leren meer focus te hebben op de belangrijke dingen en minder vaak te worden afgeleid. Door weer zelf de regie te nemen over jouw werkdag en deze niet te laten leiden door je mailbox, zul je veel meer innerlijke rust ervaren op je werk. Elke keer dat jij een melding van een mail ziet komen, word je aandacht afgeleid. Ook gaat het ten kosten van je denkkracht en wellicht krijg je er zelfs een opgejaagd gevoel van. Continue die mailbox open zorgt voor onrust en misschien zelfs voor stress. Genoeg reden dus om beter om te gaan met e-mail, zodat je weer meer focus hebt op wat echt belangrijk is.

Wil je nog meer focus op je werk? Bekijk de eerdere artikelen over het volgen van een nieuwsdieet of minder met social media.